Prestige | Vacatures

Ben je op zoek naar een uitdagende positie waarbij je jouw organisatorisch talent kunt benutten? Wij zoeken een tweetalige secretariaatsmedewerker die vlot schakelt tussen het beheren van de facturatie en het coördineren van diverse administratieve taken.

• Facturatie lidgelden & opvolging van de leden (materiaal versturen, vermelding van de leden op de site updaten, hun gegevens bijwerken in de mail- en adressenbestanden, enz.)
• Ars Nobilis-helpsdesk: vragen beantwoorden via mail en telefoon, in NL en FR: de vragen via mail doorsturen aan de verschillende commissies en -directeurs, de mensen correct en graag te woord staan, admin overzicht van alle vragen bezorgen aan de bestuurders, vragen zelf ook verder opvolgen.
• De vergaderingen van het Bestuursorgaan voorbereiden (data, agenda, enz), voor de locatie zorgen, de reacties en aanwezigheden opvolgen, achteraf het verslag maken. Hetzelfde gebeurt voor de Algemene Vergadering.
• Thema-avonden voorbereiden en van A tot Z uitwerken (6 tot 8/jaar): thema’s mee uitwerken, locaties zoeken, vastleggen en opvolgen, uitnodiging maken/versturen, de reacties bijhouden & opvolgen, de avond zelf aanwezig zijn, de deelnemers mee verwelkomen, zorgen dat alles op de locatie vlot verloopt en iedereen tevreden is; daarna de follow up met de presentatie, evt. opnames van de avond, foto’s, ….
• Boekhouding bijhouden en opladen in het systeem; niet-betalers aanmanen, met de boekhouder de jaarrekening voorbereiden en afwerken om voor te leggen aan het bestuur en de leden. Nadien laten ondertekenen en opsturen naar de Ondernemersrechtbank. Zorgen voor de betaling van de inkomende facturen.
• Nieuwe leden/mensen die lid willen worden, opvolgen. Leden ook aanspreken om in het bestuur te komen. Lobbywerk: contacten leggen met de overheidsdiensten ivm problemen die de sector aangaan. Afspraken maken en verder opvolgen.
• Communicatie: website up to date houden, mailchimp gebruiken voor de massamails, social media mee verzorgen, AN vertegenwoordigen op de sectorbeurs, zorgen dat er voldoende materiaal is om de bezoekers in te lichten, enz. Zorgen voor promotiemateriaal (oa stickers en certificaten, en de brochure) dat leden kunnen gebruiken. Een Ars Nobilis Nieuwsbrief samenstellen via mailchimp.
• Prestige Magazine: de AN-pagina’s samenstellen en schrijven, alle leden driemaandelijks contacteren om hun eventuele zoekertjes door te sturen en zorgen dat die er allemaal in staan. Het fotomateriaal opvragen, enz.
• Belgo Bijoux: de pagina’s met nuttige adressen up to date houden; voor beide edities: de adressenbestanden up to date houden, minstens driemaandelijks.
• De thema-werkgroepen ondersteunen en coordineren; contacteren wanneer er specifieke vragen komen uit de sector. De wetgeving in de sector kennen; Contact houden met het Waarborgkantoor en andere instanties in verband met die wetgeving. Contact houden met de scholen en met de verschillende beroepen in de sector.

• Bijna perfecte tweetaligheid, zowel FR als NL goed beheersen, mondeling en schriftelijk
• Zowel graag zelfstandig als in teamverband werken
• Goed overweg kunnen met Excell, ChatGPT en WordPress
• Veel geduld en een grote flexibiliteit (geen 9 to 5 job)
• Je bent commercieel, communicatief en leergierig ingesteld.